Regelmatig kijken we naar het aantal Nederlanders en Belgen dat ingeschreven staat in de gemeente waar ze wonen. We weten ook uit ervaring dat er buiten de officiële cijfers om wellicht wel drie keer zoveel Nederlanders en Belgen wonen in Spanje omdat veel mensen zich niet in willen of kunnen schrijven in Spanje. Het inschrijven of “empadronar” is niet ingewikkeld en is eigenlijk een hele logische stap als je in Spanje gaat wonen en is precies hetzelfde voor Spanjaarden.
“Empadronamiento” is hetzelfde als registratie in het bevolkingsregister van de gemeente waar je gaat wonen of verblijven, dit heet ook wel “padrón”. Dit kun je heel makkelijk doen door naar de desbetreffende afdeling te gaan wat de “registro civil” is wat weer te vergelijken is met de burgerlijke stand. Deze bevindt zich meestal in het gemeentehuis of ayuntamiento van de gemeente waar je gaat wonen of verblijven.
Als je bent ingeschreven in het bevolkingsregister krijg je een bewijs van inschrijving mee, het zogenaamde “certificado de empadronamiento”, dat is hetzelfde document wat Spanjaarden ook krijgen dus dat heeft niets te maken met het feit dat je een buitenlander bent. Dit document kun je nodig hebben als je diensten wilt contracteren en er wordt bijvoorbeeld ook naar gevraagd wanneer je voor een Nederlands paspoort moet gaan naar de Ambassade in Madrid (of Belgisch paspoort bij de Belgische Ambassade in Spanje).
Wat je nodig hebt als je naar jouw Spaanse gemeente gaat zijn:
- Het ingevulde formulier voor inschrijving dat men verstrekt in het gemeentehuis
- Een geldig Nederlands/Belgisch paspoort of geldige identiteitskaart
- Eventueel een trouwboekje of een ander bewijs van burgerlijke staat
- Een bewijs van de verblijfplaats zoals rekeningen van water, gas, elektriciteit, telefoon of woon/koopcontract (escritura)
Officieel dien je bij een gemeente op het moment van inschrijving een woon/huurcontract, de Spaanse “NIE” en een bewijs van uitschrijving uit de Nederlandse/Belgische gemeente te overhandigen, maar dat wordt steeds minder gevraagd bij de gemeenten. Daarnaast vragen veel gemeenten een bepaald bedrag voor het bewijs van inschrijving ofwel het “certificado de empadronamiento”.
Belangrijk
Inschrijven is zowel belangrijk als je permanent of definitief in Spanje gaat wonen, maar ook als dit niet permanent is maar tijdelijk. Dat geldt dan ook mocht je nog een adres in Nederland/België hebben. Het inschrijven bij jouw nieuwe Spaanse gemeente is slechts een formaliteit die ook geldt in eigen land. Toch is het inschrijven bij de gemeente niet verplicht in Spanje. Het wordt echter wel vaak door de gemeenten aangeraden omdat men zo weet wie er in de gemeente woont. Daarnaast kan de gemeente met een correct aantal inwoners de lokale voorzieningen (waar je ongetwijfeld als inwoner gebruik van gaat maken) zoals dokters, ziekenhuizen, afvalophaaldiensten, plantsoenendiensten en investeringen beter aanpassen en inschatten.
Melden
Het komt vaak voor dat buitenlanders die zich eenmaal hebben ingeschreven bij een gemeente zich om de zoveel jaar moeten melden om te controleren of men nog op dezelfde plaats woont of niet. Mocht je verhuizen naar een ander dorp of stad, dan kun je daar opnieuw ingeschreven worden waarna je automatisch bij de oude gemeente wordt uitgeschreven. Ook is het vaak raadzaam om je opnieuw te melden bij de gemeente indien je verhuist binnen dezelfde gemeente zodat jouw gegevens altijd up-to-date zijn.
NIE
Inschrijven bij de gemeente moet niet verward worden met het NIE of “Numéro de Identificación de Extranjeros”. Dit is een uniek nummer voor buitenlanders die in Spanje wonen of verblijven en is vaak essentieel van belang bij zo’n beetje alle administratieve zaken in Spanje. Het NIE is te vergelijken met het Nederlandse Burger Servicenummer al is het niet helemaal hetzelfde. Het voordeel van het NIE nummer in Spanje is dat dit één nummer is wat voor alles geldt, van belastingzaken tot medische zorg etc.
De meeste buitenlanders worden voor het eerst geconfronteerd met het NIE nummer op het moment dat ze een huis willen kopen en een notaris hierom vraagt. Een NIE nummer is verplicht voor alle buitenlanders die langer dan drie maanden in Spanje verblijven.
Het aanvragen gebeurt bij de vreemdelingendienst ofwel “oficina de extranjeros”, meestal gelegen in de provinciale hoofdstad. Het is mogelijk om daar een afspraak te maken en je dient altijd zelf te gaan. Mocht er geen “oficina de extranjeros” zijn, dan kun je ook naar de “comisaría de policía” gaan ofwel de politie.